Apevi - Associação das Micro e Pequenas Empresas e do Empreendedor Individual do Vale do Itapocu
Cejas Fampesc

Notícias

31 de Outubro de 2018 às 17h59min

11 dicas para conduzir reuniões de resultado


11 DICAS PARA CONDUZIR REUNIÕES DE RESULTADO

           

Você já parou para pensar em quantas reuniões você participa no seu cotidiano? O que pensas quando recebe um convite ou convocação para mais um encontro? “Mas esse povo gosta de fazer reunião... e lá vou eu para mais uma”.

No mundo corporativo, onde as decisões são descentralizadas, reuniões e mais reuniões são utilizadas para apreciação de temas e decisões importantes. São horas e mais horas investidas com grupo de pessoas reunidas em torno de um assunto pertinente, onde a equipe precisa de uma decisão. Como fazer para ter resultado e aproveitar melhor o tempo das pessoas? Como fazer para que, no final do encontro, tenhamos a certeza que o tempo foi maximizado pela equipe e que foram encontrados os melhores resultados, não tendo a nítida sensação de que foi um tempo em vão?

 

Para alcançar resultados eficazes em encontros de grupos de trabalho, confira a seguir 11 dicas para serem adotadas em uma reunião:

 

  1. 1.    Agendar com tempo: Toda reunião precisa ser agendada com tempo hábil para que os convidados programem sua participação. Não importa que seja ordinária (como de costume) ou extraordinária (fora do cronograma), ou até mesmo urgente. Todos precisam ser avisados com antecedência. 

 

  1. 2.    Horário para terminar: Toda reunião previamente agendada tem horário para iniciar, mas é comum não haver previsão de horário para encerrar.

Algumas reuniões (por exemplo, assembleias realizadas entre pares, como as de condôminos ou trabalhistas) não devem mesmo encerrar a não ser por comum acordo, mas uma reunião de equipe de projeto ou entre membros de uma mesma organização pode e deve ser planejada para caber em um determinado horário e a existência de uma hora marcada para o seu fim pode ser um instrumento adicional para manter a objetividade nas discussões.

 

  1. 3.    Condução: Toda a reunião precisa de um responsável que conduzirá todo o processo do encontro. Geralmente será o líder da equipe e sua responsabilidade irá desde a identificação da necessidade, preparação da pauta, envio dos convites, mediação e registro até a disponibilização da ata aos participantes. Seu maior desafio será a condução, mediação dos tópicos postos em discussão e encontrar os melhores resultados do encontro.

 

  1. 4.    Pauta: Ao elaborar a pauta, o mediador deverá ter em mente os assuntos que são extremamente necessários para apreciação dos participantes. Deverá analisar item a item e questionar se realmente é necessário a participação do elenco na reunião. Assuntos que não são pertinentes a todos poderão ser resolvidos apenas por pessoas envolvidas com o tema, não os colocando em exposição para todo o grupo.

 

  1. 5.    Foco: Mantenha o foco no tópico em discussão, não permitindo que assuntos paralelos venham atrapalhar a reunião. Sempre que houver desvios de atenção, chame os envolvidos para que imediatamente voltem sua atenção para a pauta. Quanto mais focados no assunto estiverem, mais rápido e eficiente será a resolução para o problema em discussão.

 

  1. 6.    Tempo: O tempo destinado a uma reunião de resultados é extremamente importante, visto a eficácia na atenção dos participantes. As reuniões de resultados têm uma maior eficiência dentro de um espaço de até 01h30min. A partir deste tempo, os participantes no geral começam a perder concentração nos assuntos em discussão. É importante que a pauta seja dividida em tópicos, determinando o tempo a ser investido para cada item da mesma.

 

  1. 7.    Atenção aos monólogos: Ao montar uma pauta, analise se haverá necessidade de o “fulano de tal” falar. Caso precise, insira seu nome na mesma, informando o tempo que o mesmo terá para discorrer o assunto. Após a exposição, será necessário abrir a palavra para que os demais possam fazer suas críticas, opiniões ou sugestões. Evite oportunizar que uma só pessoa fale, pois, reuniões de resultados só são válidas com a participação de todos.

 

  1. 8.    Interrupções: Trabalhe para que não haja interrupções ao longo do encontro. É comum participantes receberem mensagens ou ligações via telefones celulares. Combine no início do encontro como serão os procedimentos nestes casos. Se possível negocie para que todos deixem seus aparelhos no modo silencioso ou desliguem os mesmos. A atenção parcial dos participantes poderá influenciar na eficácia do encontro.

 

  1. 9.    Registro: Tenha sempre uma pessoa registrando as decisões do grupo. Tal procedimento poderá ser feito através de gravações de áudio e vídeo previamente combinados ou fotos e anotações em papel. Todo os tópicos abordados na pauta precisam ter uma resolução do mesmo. No final, após todos os temas terem sidos abordados, abra espaço para a “Palavra Livre”. Este é o momento para tratar de assuntos que estão fora da pauta e que são pertinentes ao grupo todo como: Agenda de trabalhos, assuntos ou temas que estão acontecendo na entidade, instituição ou organização no qual os participantes fazem parte.

 

10. Aprovação: No decorrer do encontro, a pessoa designada a registrar os assuntos decorridos fará as devidas anotações e registros, redigindo um texto que posteriormente passará ao coordenador do encontro para fazer suas considerações. Por fim o encarregado da reunião enviará a todos os participantes para aprovação da mesma. Os mesmos terão um tempo determinado para leitura e considerações.

 

11. Publicação: Por fim, após o tempo destinado a leitura e aprovação de todos, o coordenador do encontro fará a publicação do documento denominado “Ata da reunião”, o mesmo servirá como um documento oficial da organização e os tópicos definidos pela equipe servirão de novas regras para as pessoas envolvidas. Há a possibilidade de serem recolhidas assinaturas no próprio documento redigido, servindo como aval dos participantes das decisões tomadas. A publicação poderá ser feita em sites, murais, por e-mail ou outro dispositivo eletrônico.

 

(FONTE: Consultor Administrativo Valmir Coleto).



Outras notícias


Conheça as características que um empreendedor precisa ter para abrir um negócio

O coordenador do Núcleo de Empreendedorismo da USP mostra as quatro características de quem quer abrir um negócio próprio. Para começar, precisa gostar de resolver problemas.

Gestão Empresarial

O que preciso observar em minha empresa para ter sucesso?

Brasil é cheio de oportunidade para quem quer empreender

Há muito problema para resolver e não precisamos esperar que alguém faça por nós.